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6 sinais de que a sua frota precisa do checklist digital

Como melhorar a produtividade na inspeção de veículos da frota? O checklist digital é a solução mais eficiente. Confira o porquê.
Como utilizar o checklist digital na inspeção de veículos.

A inspeção de veículos é um processo que exige tempo e atenção para ser realizada, e ao utilizar checklists de papel, essas questões são ainda mais acentuadas.

Os papéis trazem pouca agilidade à rotina e são contraditórios para quem busca construir uma frota sustentável — cada vez mais forte nas tendências do setor de transportes.

Eles precisam ser carregados do gestor até o motorista. Depois, retornar à central, exigindo, ainda, o uso de  novos papéis para abrir ordens de serviço, que novamente precisam chegar até a oficina ou equipe de mecânicos da operação.

Além disso, você precisa de um sistema de arquivamento para guardar todos os documentos gerados ao longo do ano.

O checklist digital é um excelente meio para resolver esta situação, tendo todos os checklists realizados no aplicativo e salvos na plataforma, podendo acessar sempre que preciso. 

Em adição, todos os colaboradores envolvidos recebem as atualizações em tempo real, não sendo necessário enviar formulários ou ordens de serviço manualmente.

Conheça outras situações aprimoradas com um checklist digital para inspeção de veículos:

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A inspeção demora demais

Verificar os itens de um veículo é uma tarefa que exige calma e atenção, certo? Por isso, ela toma, mesmo, algum tempo dos motoristas. Porém, com o checklist de papel, o tempo é ainda maior, visto que o motorista deve parar o que está fazendo para conseguir anotar as informações coletadas.

Em muitos casos, realizar a inspeção é uma tarefa que incomoda esses profissionais. Algo que faz com que muitos deles não deem a devida importância ao processo de inspeção.

Ou seja, eles preenchem de qualquer jeito ou fazem apenas um grande risco no papel para devolver ao gestor, como se não houvesse nenhum problema no veículo. O objetivo deles é que não percam o tempo da inspeção e já partam para a rota tão cedo quanto possível.

Porém, isso gera outras consequências: veículos quebrando com mais frequência, aumento de custos da operação e falta de previsibilidade de troca dos veículos.

Com o checklist digital para inspeção de veículos, o processo acontece muito mais rápido, podendo ser finalizado em poucos minutos. O motorista apenas precisa ter seu celular com o aplicativo instalado e abrir o checklist desejado.

Assim, utiliza somente uma das mãos para conferir o item necessário e a outra para ir dando OK ou NOK no app. Quando precisa usar ambas mãos para analisar algum componente, basta guardar o celular no bolso e voltar a pegá-lo para marcar a informação.

Há uma parcela de perda dos checklists realizados

A quantidade de papéis na frota é alta quando utilizados os checklists desse meio. Mesmo que seja uma frota pequena, as diferentes inspeções e, principalmente, as que acontecem diariamente, acumulam muitos papéis.

Se você tem 10 veículos que fazem, pelo menos, um checklist de saída, já são, no mínimo,  10 papéis por dia. Ao final do mês, você acaba com 300 papéis nas mãos.

É normal que, no meio de tanto papel, alguns checklists acabem se perdendo. Isso pode acontecer devido ao motorista esquecer de realizar o checklist ou esquecer de entregá-lo ao gestor após realizado.

Contudo, também pode acontecer quando o próprio gestor deixa de ler e fazer a transferência dos dados para sua planilha de gestão. Ou mesmo por deixar acumular muitos papéis e o checklist ficar perdido no meio de uma pilha de documentos.

A consequência é que os veículos acabam saindo para rotas com itens em aberto, sem a correção necessária para garantir sua segurança e desempenho na estrada.

A grande vantagem do checklist digital é simples: é impossível perder um checklist realizado desta maneira. Assim que a inspeção é finalizada e o checklist assinado, pronto, ele fica salvo no sistema e você pode acessar sempre que quiser.

Retrabalho para preencher planilhas

Geralmente, quem usa o checklist de papel, usa as planilhas de controle de frotas também. Nesses casos, o gestor precisa ler as informações preenchidas em cada inspeção para depois inserir os dados em suas planilhas no computador.

Embora as planilhas facilitem diversas funções, trazendo uma visualização mais completa e prática dos diferentes veículos de uma operação, ela apresenta este viés mais negativo junto — o retrabalho.

Com o checklist digital, as informações são todas inseridas diretamente no sistema de controle, eliminando todo e qualquer retrabalho. 

O tempo de ociosidade dos veículos é alto

Com os checklists de papel, o tempo de você analisar cada um, identificar os problemas e encaminhar as ordens de serviço necessárias é longo. Até isso acontecer, o veículo já pode ou ter saído para a rota ou estragado de vez.

Neste segundo caso, o veículo fica na garagem, estacionamento ou na oficina parado.

Dependendo do tamanho da sua operação, um veículo ocioso pode gerar atrasos em todas as entregas e, como consequência, gastos muitos altos.

Por isso, aderir ao checklist digital para inspeção de veículos é a alternativa mais viável. Com a automatização das ordens de serviço e recebimento delas em tempo real, as correções acontecem com maior agilidade.

Além disso, esse modelo de checklist mais moderno possui visualizações práticas e automatizadas, como o Farol de Checklist

Esta é uma tela onde todos os veículos que possuem itens em aberto para realização de algum serviço são listados e identificados com o nível de gravidade do problema (se normal, moderado ou crítico).

Há pouco ou nenhum controle de ocorrências por motorista

Se não há identificação dos motoristas nos checklists realizados, também não é possível saber quem foi o responsável por causar algum problema no veículo. Isso é algo que o sistema de checklist eletrônico muda.

A mudança deve-se pois cada usuário possui um acesso único ao sistema e ao aplicativo, e,  ao iniciar qualquer checklist, é necessário realizar a identificação do motorista. 

Além disso, ao final de cada inspeção, o condutor ainda precisa inserir sua assinatura eletrônica, confirmando que foi ele quem realizou o checklist.

Não possuir histórico dos veículos

Embora isso seja algo que as planilhas possam suprir, elas são limitadas. Uma única planilha não dá conta de incluir todas as informações de cada checklist realizado nos últimos 5 anos. 

Claro, este é apenas um exemplo, mas traz a ideia geral:

As planilhas de logística funcionam para um controle de médio prazo, quando pensamos em um período maior de tempo, as coisas ficam um pouco complicadas.

Inclusive, por diferentes motivos:

  • Falta de praticidade para buscar as informações desejadas;
  • Baixo controle de personalização na visualização de dados;
  • Impossibilidade de ter um controle a longo prazo utilizando sempre a mesma planilha.

Então, para ter fácil acesso a dados sobre as placas da frota de maneira rápida e simples, o sistema de checklist digital é a sua melhor opção.

Ele salva todas as informações preenchidas nele e gera relatórios automaticamente, sendo apenas necessário determinar a operação, datas e quaisquer outros filtros que precisar colocar.

Dificuldade na identificação de anomalias

Quando a inspeção de veículos é realizada pelo checklist de papel, você pode demorar a avaliar todos os papéis entregues e identificar quais foram os problemas encontrados em cada veículo.

Dessa forma, é provável que alguns veículos que partem para suas rotas previstas possuam itens críticos em aberto. 

Você deve evitar isso a todo custo, pois é um fator que afeta não apenas custos ou bens da frota, mas a segurança dos motoristas e demais condutores na estrada.

As ordens de serviço automatizadas, novamente, são uma solução. Aqui, mais que isso, a atualização em tempo real do sistema é quem tem um peso para resolver o problema. 


Para você conhecer ainda mais as funções e benefícios do Checklist Digital para inspeção de veículos, agende uma demonstração com um de nossos especialistas.

Autor

Jade Zart

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