O que significa acompanhar a frota? É sobre monitorar as viagens? Também está incluso, mas é sobre muito mais do que ter controle da frota
Na verdade, acompanhar a frota significa tanto observar ou monitorar os processos diários, quanto ajudar a aprimorá-los. Como gestor de frotas, você deve ter a constante preocupação de tornar o dia a dia dos colaboradores mais fácil — ao mesmo tempo em que providencia resultados melhores para a transportadora.
Por isso, trouxemos algumas tarefas, aplicáveis na sua rotina, que trarão o controle total para você. Confira quais são essas medidas.
Diagnóstico da frota
Antes de iniciar qualquer coisa, você deve ter um diagnóstico da sua frota. Isso será um meio de entender o que a frota precisa no momento, mas também um documento que você poderá usar posteriormente para comparar as repercussões das suas ações.
Então, busque informações sobre condições dos veículos, quantidade de ocorrência de cada problema, número de pneus descartados por mês, tempo médio de viagem, quantidade de multas recebidas no mês, responsáveis pelas ditas multas, etc.
Política de frotas
Uma política de frotas é um documento completo explicando tudo relacionado às operações de transporte. Para explicar em mais detalhes:
Nesse documento constam regras da empresa, como agir em determinadas situações, também tem a listagem de veículos (placas) da frota, qual a maneira ideal de conduzir um veículo, instruções de como realizar a inspeção veicular, e assim por diante.
Todas as tarefas que forem relativas à frota estarão em algum lugar da sua política — que será disponibilizada para todos os colaboradores.
Planilha gratuita para o controle de pneus na frota
Por que ela é essencial? Padronização!
Você terá funcionários conscientes do que fazer, como agir e quando pedir ajuda. Assim, otimizando os processos e criando uma equipe mais unida e forte.
Faça previsão de despesas mensais
As finanças precisam estar sempre na ponta do dedo em uma gestão de frotas. Ter a visualização do quanto é gasto a cada mês é o meio que você precisa para criar uma previsão de despesas.
Isto é, você precisa de um histórico das contas da frota, indicando o valor e a finalidade do que foi gasto. Apenas assim será viável criar um plano de economia e otimização dos recursos disponíveis.
Inclusive, possibilitando o planejamento de renovação da frota, novas contratações e investimentos em tecnologia para frotas.
Entenda como fazer uma planilha de controle de frota.
Monitore e gerencie as rotas de transporte
O seu controle de frota precisa estar em todas as etapas, desde o recebimento de um pedido até a entrega para o consumidor final.
Essa parte do acompanhamento serve para entender a eficiência da operação e otimizar, cada vez mais, as rotas utilizadas. Por exemplo, analisando quantos clientes dá para incluir mais em uma rota. Inclusive, possibilitando a inclusão de entregas “de última hora” em uma rota específica.
É possível gerenciar todos os seus entregadores utilizando um aplicativo de gestão de frotas, onde seus motoristas têm um acesso, recebem a rota mais eficiente, e você pode acompanhar tudo através de uma plataforma, verificando rastreamento, indicadores, comprovantes de entrega e muito mais!
Igualmente, é uma oportunidade para você reduzir os custos da frota. Seja fazendo essa otimização de entregas por rota ou encontrando trajetos mais curtos, estradas menos prejudiciais aos veículos e assim por diante.
Avalie o comportamento dos motoristas
O comportamento em estrada influencia em tudo: conservação dos veículos, gastos com multas, desgaste excessivos dos pneus, etc. Assim, acompanhar as viagens se faz uma ação indispensável.
O sistema de telemetria hoje permite que você tenha todas as informações necessárias para entender como está a condução de cada um — assim como os dados de inspeção de veículos darão uma boa indicação de como os veículos estão sendo “tratados” em estrada.
Lembre-se de analisar os motoristas como colaboradores da empresa também. Ter boas relações faz parte de um trabalho, tanto com os colegas quanto com os clientes.
Invista em segurança
Tanto treinar os motoristas, quanto ter equipamentos de monitoramento de transporte são ações do controle de frota que remetem à segurança. Afinal, ela pode dizer respeito tanto ao estilo de condução de um motorista quanto à possibilidade de roubo de cargas.
A segurança é promovida por um conjunto de ações: desde a criação da sua política de frotas até o monitoramento das viagens, passando pelo cuidado com os pneus.
Por isso:
Mantenha os veículos e pneus bem conservados
Além de ser uma exigência por lei que os veículos estejam em boas condições, manter um cronograma de inspeção de pneus e do veículo inteiro é essencial. Você diminui a ociosidade de máquinas, melhora o desempenho em estrada e torna o consumo de combustível mais eficiente.
Adicionalmente, como mencionado, também aumenta a segurança dos transportes.
Essas peças são essenciais para o balanceamento, equilíbrio e eficiência dos veículos. Uma calibragem acima ou abaixo do ideal aumenta o risco de acidentes e tombamentos, colocando em risco a segurança da frota e demais motoristas na estrada.
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