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Erros comuns na gestão de estoque da frota e como evitá-los

Saiba quais são os erros comuns na gestão de estoque e evite problemas de manutenção na sua frota.
Conheça os erros mais comuns na gestão de estoque das frotas veiculares.

Conhecer os erros comuns na gestão de estoque será um diferencial para você realizar uma gestão eficaz e evitar prejuízos financeiros e materiais em suas operações.

O estoque da frota é utilizado, principalmente, como complemento à gestão de manutenção dos veículos, incluindo peças de reposição e produtos como lubrificantes e óleos.

Sem um controle adequado, é provável que você enfrente situações como a falta de peças e produtos quando mais precisa ou o excesso deles. 

Em ambos os casos, as perdas financeiras são inevitáveis, seja pela imobilização de recursos não utilizados ou pela indisponibilidade dos veículos à espera de peças para concluir serviços de manutenção.

A seguir, entenda melhor:

Quais são os principais erros cometidos no controle de estoque da frota?

Falta de planejamento de estoque

A falta de um planejamento adequado de estoque inclui não determinar as quantidades ideais de peças e produtos a serem mantidos, resultando em escassez ou excesso.

Como isso pode resultar em custos desnecessários à operação, seja pela expiração de produtos parados ou pela falta de itens para realizar um serviço de manutenção, esse é considerado um dos principais erros na gestão de estoque.

Falha na identificação e categorização adequada de peças

Essa falha dificulta a localização de itens quando necessário, levando a atrasos nas operações e perda de produtividade.

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Negligenciar o inventário de itens

A falta de avaliações periódicas do estoque impede que você identifique itens vencidos, danificados ou desnecessários. Por isso, não fazer o inventário regular de itens é um dos erros comuns na gestão de estoque da frota que também pode resultar em perdas financeiras.

Falta de controle de validade de produtos

Produtos vencidos não apenas representam desperdício de recursos, mas também podem comprometer a segurança e a eficácia das operações. É preciso estabelecer um processo de controle de validade rigoroso e garantir a remoção de produtos expirados.

Ignorar o histórico de consumo

Ignorar o histórico de consumo de peças e produtos pode levar a decisões equivocadas na gestão de estoque. 

Um registro preciso do consumo passado ajuda a prever as necessidades futuras, evitando a escassez ou o excesso de estoque. Além do mais, analisar o histórico de consumo é uma prática recomendada para otimizar a gestão de estoque da frota.

Essa questão também pode levar a outro dos erros comuns na gestão de estoque da frota:

Não estabelecer políticas de reabastecimento

Sem as diretrizes adequadas, a equipe de gestão de estoque pode não saber quando e em que quantidade reabastecer peças e produtos. 

Por esse motivo, estabelecer políticas de reabastecimento ajuda a evitar a escassez e o excesso, otimizando a aquisição e utilização de recursos.

Não realizar treinamento adequado para os responsáveis

A capacitação é essencial para garantir que a equipe saiba como lidar com procedimentos de estoque, sistemas de rastreamento e políticas de reabastecimento. 

Investir em treinamento contribui para uma gestão mais eficiente e evita problemas decorrentes de falta de conhecimento.

Não realizar a integração entre setores

Um dos  erros comuns na gestão de estoque da frota é não realizar a integração entre diferentes setores e sistemas da frota, como o de controle de pneus e o de gestão de manutenção, por exemplo. 

Essa falta de integração pode causar desalinhamento e dificuldades na comunicação.

A coordenação entre manutenção, operações e gestão de estoque é fundamental para assegurar que todas as partes tenham informações atualizadas e possam agir de forma colaborativa para manter o estoque atualizado e eficiente.

Deixar de estabelecer indicadores de desempenho

A ausência de indicadores de desempenho torna difícil avaliar a eficácia da gestão de estoque da frota. 

Sem as métricas adequadas, pode ser difícil identificar áreas que precisam de melhorias. Então, é preciso estabelecer indicadores de desempenho que ajudem a acompanhar o desempenho do estoque e tomar ações corretivas quando necessário.

Falta de um sistema automatizado

A automatização por meio de um sistema específico permite o monitoramento em tempo real, rastreamento preciso e geração de relatórios eficientes. 

Para isso, o próprio sistema de gestão de manutenção para frotas pode ser a sua melhor alternativa, centralizando todo o controle de serviços e utilização de peças em um único lugar.

Quais são as consequências da falta de controle de estoque da frota?

Primeiro, a escassez de peças e produtos essenciais pode levar a atrasos nas manutenções e reparos, o que, por sua vez, resulta em veículos fora de serviço e custos de manutenção mais elevados. 

Porém, o excesso de estoque também é problemático, pois pode resultar em custos desnecessários de armazenamento e riscos de perda de produtos devido ao vencimento de sua validade.

Outras consequências incluem:

  • Ineficiência operacional: a falta controle do estoque pode levar à desorganização do inventário, tornando difícil encontrar os itens desejados e, por vezes, resultando na perda de produtos que deveriam ter sido utilizados primeiro.
  • Perda de lucratividade: tanto o excesso quanto a escassez de itens no estoque representam um prejuízo financeiro para a empresa. No caso do excesso,há desperdício de recursos que poderiam ser direcionados para questões mais críticas; na escassez, ocorrem atrasos e períodos de inatividade dos veículos.
  • Dificuldade de planejamento: a ausência de controle dificulta o entendimento do comportamento do estoque e a elaboração de um planejamento adequado. Sem a coleta de dados sobre o uso das peças, é mais desafiador determinar o momento ideal de realizar uma compra, entre outros aspectos.

De maneira geral, a falta de controle de estoque na gestão da frota pode resultar em uma série de consequências que impactam tanto as operações quanto a saúde financeira da empresa. 

Como realizar um planejamento e controle de estoque simples para as operações de transporte?

Para isso, é preciso estruturar um setor: determinar as políticas de estoque, categorizar as peças e produtos, ter um método de rastreamento dos itens, estabelecer indicadores de desempenho e adotar um sistema de gestão. 

Igualmente, é importante realizar uma análise regular do consumo histórico e o inventário, para entender as demandas e as tendências de uso. 

Tudo que combata os erros comuns na gestão de estoque indica que você está no caminho certo para evitar esses problemas.

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Autor

Jade Zart

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