Uma das principais tarefas da gestão de abastecimento inclui analisar a conduta dos motoristas durante suas viagens e, com isso,  planejar soluções com base nas metas da empresa.

Porém, o foco principal dessa área da gestão de frotas é conseguir ter mais economia de combustível, tanto ao traçar rotas de quilometragem menor e abastecer em postos parceiros, quanto visualizar melhor quais são os valores abastecidos e quais são os gastos todos os meses.

A seguir, entenda o que é e como funciona uma gestão de abastecimento na frota. Os tópicos abordados são:

• O que é gestão de abastecimento;
• Por que fazer essa gestão;
• Quais são os benefícios;
• Como é uma rotina de gestão de abastecimento;
• Quem é o responsável por essa gestão;
• Quais ferramentas são necessárias.

O que é gestão de abastecimento?

A gestão de abastecimento nada mais é do que o controle de abastecimentos da frota, desde o valor e quantidade abastecida até o quanto foi gasto ao final de cada viagem. 

Por isso, na rotina dessa gestão, também está incluso o monitoramento das viagens e motoristas, a fim de identificar o consumo médio por rota.

O objetivo central é identificar os problemas enfrentados pelos motoristas e traçar soluções que diminuam as chances de acidentes e que gerem menos despesas.

Por que fazer a gestão de abastecimento?

Porque ela é o caminho ideal para que você consiga reduzir os custos excessivos com combustível na frota.

A gestão de frotas atua no gerenciamento de todos os veículos da empresa, como empilhadeiras, carros e caminhões. De modo geral, ela serve para organizar, desenvolver e acompanhar as despesas e atividades relacionadas ao uso desses.

Quando se trata da gestão de abastecimento, os condutores são uma parte fundamental para fornecer o controle e gastos referente ao consumo de combustível. Afinal, são eles que ficam responsáveis por coletar as notas fiscais em cada posto e entregar ao gestor.

No caso de uma frota modernizada, o uso de uma tecnologia como o sistema de gestão de abastecimento traz maior agilidade e praticidade a esse controle, pois os motoristas utilizam cartões específicos que já são integrados ao software. 

Dessa forma, todos os valores são lidos e controlados pelo gestor, na central da operação.

Quais são os benefícios da gestão de abastecimento?

Redução de custos

A empresa procura postos conveniados que oferecem menor preço e abastece com o tipo ideal de combustível para cada veículo. 

Além disso, com o registro de cada valor abastecido e o controle da quilometragem dos veículos, para entender quanto combustível foi gasto em cada viagem, o gestor da frota recebe a melhor visualização possível para entender onde estão os maiores gastos e onde estão as melhores oportunidades de economia.

Maior eficiência dos veículos

A gestão de combustível garante que o veículo seja abastecido com um insumo  de qualidade, o que gera melhor desempenho nas operações. Ao ter esse controle, também é mais fácil identificar a procedência do combustível utilizado.

Isso porque, nesses casos, o consumo é mais rápido, o que acaba aumentando os valores abastecidos, além de reduzir o desempenho e produtividade em rotas, já que o motorista precisa realizar mais paradas para abastecer.

Inclusive, o combustível de baixa qualidade pode afetar as peças do veículo e gerar maior necessidade de manutenções corretivas, tanto aumentando custos quanto diminuindo a performance do motor.

Melhoria nas tomadas de decisões

O uso de indicadores de desempenho na frota promove melhorias no ambiente corporativo, já que os dados são armazenados e formam um histórico para qualquer processo da frota.

Falando em gestão de manutenção, esses indicadores geram um conhecimento crucial para o decisor, como:

• Qual é o veículo de maior consumo de combustível;
• Valor total abastecido por veículo e/ou motorista;
• Custo total com manutenções da frota e quais foram derivadas de problemas com combustível e abastecimento.

Como é uma rotina de gestão de abastecimento?

Quando falamos em gestão de abastecimento, o controle do consumo de combustível da frota acaba fazendo parte desta gestão, certo?

Confira quais são outras tarefas na rotina de uma gestão de abastecimento:

Cadastro dos veículos

O cadastro dos veículos, seja em uma planilha ou em um sistema de gestão de frotas, auxilia na previsão do consumo de combustível durante a operação.

As principais informações sobre o veículo são inseridas no cadastro, como marca, ano, modelo e placa. Esse parâmetro ajuda na avaliação da performance dos veículos e motoristas.

Controle de rotas

A distância das rotas pode gerar um consumo excessivo de combustível. Por isso, a criação de trajetos otimizados reduz a quilometragem percorrida pelo transporte de cargas.

Isso pode acontecer tanto planejando uma rota mais curta, quanto buscando caminhos de menos curvas e semáforos, por exemplo. Quanto menos possibilidades de ficar freando e acelerando o veículo, mais economia de combustível terá. 

Com a ajuda de sistemas de roteirização, as rotas são definidas conforme a facilidade e rapidez para realizar as entregas.

Controle de quilometragem

O controle de quilometragem serve para identificar a quantidade de combustível que cada veículo consome durante uma viagem.

O registro do hodômetro é feito antes de um veículo sair para a rota e, também, na chegada dele na operação. Assim, a quilometragem percorrida permite identificar se a rota foi seguida conforme o planejado.

Controle de histórico de abastecimentos  

Para o controle de histórico de abastecimento, é feito o registro das seguintes informações:

• Motorista;
• Veículo;
• Data;
• Hora;
• Posto;
• Tipo de combustível;
• Valor pago;
• Quantidade de litros abastecidos;
• Quilometragem do veículo no momento.

Com tudo isso em mãos, a gestão faz uma análise detalhada a respeito da média do motorista, média real do veículo, quantidade abastecida por mês, entre outras.

Quem é o responsável pela gestão de abastecimento?

É muito comum que o responsável por abastecer o veículo seja o motorista, já que ele é quem circula para realizar as entregas e sabe de fato as necessidades do caminhão.

Como é um controle relacionado à gestão de veículos,  manutenção e motoristas, quem de fato realiza a gestão de abastecimento é, na maioria dos casos, o próprio gestor da frota. 

É um setor que busca otimizar os gastos com combustíveis de qualidade e mais baratos, realizando parcerias com postos de confiança.

Ele também observa o consumo do automóvel, já que uma queima rápida e que fuja de um padrão pode indicar que algo está errado com o veículo.

Quais são as ferramentas necessárias?

Os sistemas de gestão para economizar combustível são mais do que necessários. 

Estamos falando sobre automatizar os processos e torná-los mais seguros, com análise de dados e aumento da produtividade.

Além dos sistemas, existem outras ferramentas de abastecimento para frotas que ajudam no controle de combustível, confira:      

• Cartão de abastecimento para motoristas;
• Telemetria e vídeo telemetria;
• Monitoramento de veículos;
• Roteirizador.

Quer saber mais? Confira o nosso Guia da Economia de Combustível e aplique nossas dicas na sua operação de transportes.