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Gestão de transporte de cargas: como funciona a rotina de uma operação?

Sua frota está em dia com as tarefas? Veja as principais rotinas da gestão de transporte de cargas e revise o plano de responsabilidades diárias.
Rotina da gestão de transporte de carga.

A rotina de frota, principalmente para quem vê de fora, parece caótica. Ninguém nunca está parado. Será que isso acontece por falta de uma gestão de transporte de cargas eficiente ou apenas pelo grande número de responsabilidades diárias em uma operação de transporte?

A resposta pode ir para ambos lados. Se você não tem uma boa gestão de frota, precisa estar sempre correndo atrás dos prazos para cumprir suas entregas.

Por outro lado, uma operação logística tem muitos processos e etapas. Ou seja, os dias de cada colaborador são repletos de tarefas. Agora, quais são essas tarefas? E, mesmo, quem são esses colaboradores? 

São questões que você precisa ter uma resposta para saber qual é a situação da sua frota e o que pode fazer para tornar seus processos diários melhores, certo? Então, vamos lá:

Quais são as responsabilidades diárias em uma operação de transporte?

Manutenção de veículos

Os cuidados com a qualidade e funcionamento dos veículos são essenciais para garantir viagens seguras e sem problemas. Da mesma maneira, é preciso realizar a inspeção e manutenção de máquinas e equipamentos, mas os veículos ainda ficam em primeiro lugar.

O uso do checklist, tanto de papel quanto eletrônico, facilita o trabalho para não esquecer nenhum detalhe. 

Ah, e quando falamos em manutenção diária de veículos, não precisa se preocupar em fazer uma inspeção completa todas as vezes. Basta selecionar os principais itens do veículo, ou os que costumam dar mais problemas, e verificar apenas estes.

Por exemplo, as luzes dos faróis, óleo do motor, água do radiador, nível de combustível, entre outros. Também, sempre confira se há danos visíveis nos pneus, como bolhas, cortes ou rachaduras.

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Consolidação das cargas

A consolidação consiste em tornar as entregas mais rápidas e eficientes. Como isso é possível? Primeiro, agrupando pedidos por localizações próximas. Depois, pensando em unir o maior número de pequenas mercadorias em uma única entrega.

Além de agilizar a distribuição, é uma maneira de organizar melhor os armazéns, otimizando também o tempo de carregamento do veículo antes de sua saída.

É preciso estar acompanhando e organizando as entregas diariamente, já que, novos pedidos chegam constantemente e, por vezes, um produto pode voltar ao armazém por entrega não-concluída ou mesmo devolução.

Planejamento de rotas

A gestão de transporte de cargas envolve tanto planejar viagens curtas, urbanas, quanto longas, prevendo, em muitos casos, entregas interestaduais. Os planos são realizados conforme tamanho e nicho de cada transportadora.

De modo geral, as viagens devem ser definidas com base em algumas informações. Dentre as principais:

  • Distância entre pontos de partida e chegada;
  • Tempo médio de viagem esperado;
  • Número de paradas necessárias;
  • Tempo médio para cada parada.

Caso seja uma rota para a qual a empresa ainda não tem experiência, os sistemas roteirizadores podem ser de valia. São soluções tecnológicas justamente pensadas para esse propósito — além de gerar economia na frota.

O que você deve lembrar é o objetivo de um plano de roteirização: realizar mais entregas, em menos tempo, com o menor custo possível.

Monitoramento de carga e veículos

Monitorar as viagens também é uma parte fundamental da gestão de transporte de cargas. Podendo ser por GPS, telemetria ou outros meios tecnológicos, você acompanha a movimentação dos veículos em tempo real.

Claro, se optar por um meio de controle como o RFID, terá a visualização de movimento apenas da carga, já que o microchip rastreador é instalado em cada produto individualmente.

Você deve identificar o que faz mais sentido para a sua operação, mas, já deixamos anotados que, para visualizar a eficiência e produtividade das viagens, mais vale usar o monitoramento com um sistema que permita visualizar a movimentação do veículo.

Assim, você consegue unir dados sobre velocidade média percorrida, ainda identificando acelerações e frenagens bruscas. Também torna-se mais viável e prático de socorrer motoristas que enfrentam problemas em suas rotas — seja um veículo quebrado ou um roubo de carga.

Por isso, o monitoramento diário na sua rotina de frota não deve nunca deixar de acontecer na sua gestão de transporte de cargas. 

Inclusive, outra parte das responsabilidades diárias da operação é o:

Gerenciamento de riscos

Embora um plano de contingência generalizado deva fazer parte de um planejamento anual da empresa, os riscos estão diretamente relacionados às viagens. Portanto, você precisa estar cuidando disso no dia a dia da frota.

Tudo que pode gerar atrasos no prazo de entrega ou o cancelamento da viagem é um risco com consequências que trazem o efeito “cascata”. Isto é, traz uma consequência que gera outra e outra, e assim por diante.

Para você entender melhor, imagine que o motorista não realizou a inspeção do veículo antes de partir para uma viagem de longa distância. No meio do caminho, fez uma parada e, quando quis sair novamente, o veículo não ligou. E agora?

Se não houver nenhuma luz de identificação acesa no painel do veículo, como saber o que aconteceu? Como buscar ou solicitar ajuda da central? Em qual local buscar ajuda, borracharia, mecânica, elétrica?

Além de demorar muito tempo para ser socorrido, ainda existe a possibilidade de o veículo não possuir conserto.

O atraso na entrega é inevitável de qualquer maneira: o motorista tem que esperar o caminhão estar liberado, ou você perde a viagem por completo, sendo necessário retornar o veículo e cargas à central para, depois, enviar os produtos em uma nova rota.

Está vendo como é necessário ter o gerenciamento de riscos e, claro, todos os demais controles de frota na sua rotina de gestão de transporte de cargas?

Quem são os colaboradores na gestão de transporte de carga?

Com tantas tarefas em uma rotina de operação de transporte, é preciso que uma equipe completa seja montada. Para isso, alguns dos principais cargos incluem:

  • Supervisores, gerentes e/ou coordenadores – Organizam os processos e distribuem tarefas para cada equipe em seu setor. Devem monitorar e analisar o andamento de todas as rotinas. Cada gestor é responsável por sua área, ou seja, o gestor da frota precisa estar ciente de todo o processo, enquanto o gestor de pneus precisa lidar apenas com as tarefas relacionadas a pneus, o gestor de manutenção com a inspeção, funcionamento e desempenho dos veículos, e assim por diante.
  • Analistas – São o “braço” dos gestores, coletando e analisando dados da frota para fundamentar a tomada de decisão final dos gestores. É possível ter um analista de frota ou analistas específicos para cada setor (analista de pneus, analista de veículos, etc.).
  • Assistentes – Fazem o trabalho mais “braçal” e/ou operacional da empresa, sendo responsáveis, geralmente, por tarefas que envolvem documentos — emissão de notas fiscais e ordens de serviço. Também fazem o contato principal com clientes e fornecedores, assim como podem ficar com o fechamento dos valores de frete.
  • Conferentes – Conferem as cargas e movimentação na frota, registrando, conforme necessário, o que aconteceu com cada mercadoria.
  • Motoristas – Nem precisa explicar, né? Mas, se tem algo que podemos complementar aqui, é o motorista ser responsável por, além de dirigir os veículos, realizar as inspeções de veículos e pneus através do checklist da frota e/ou do sistema de gestão de pneus.

Onde a tecnologia se encaixa para facilitar os processos?

Roteirizador

Esse tipo de sistema já alguns dos principais fatores, como horários de maior movimento e fluxo deste movimento, então é de grande valia para agilizar a sua gestão de transporte de cargas.

Porém, verifique sempre com os motoristas se as rotas realmente estão boas, às vezes obras, vias esburacadas ou mesmo uma desatualização do sistema podem trazer rotas que não são tão excelentes assim.

Além disso, o motorista é quem vive o dia a dia das estradas e deve contribuir na missão de reduzir os custos de combustível e diminuir o tempo de entrega.

Sistema de gestão de transporte de cargas

Um sistema completo pode contar com a gestão de fretes, manutenções, custos, e assim vai, tudo centralizado em apenas um lugar. Claro, existem muitos sistemas de qualidade, mas é preciso tomar cuidado com sistemas que prometem tudo e, depois, deixam a desejar nos detalhes de cada etapa da operação.

Por exemplo, existem softwares de gestão de frotas que trazem a gestão de pneus como um fim, mas têm apenas um controle de movimentação dos pneus (saída ou entrada em estoque, e controle de qual veículo está instalado).

Nesses casos, pode valer mais a pena um sistema de gestão de pneus específico para essa função.

São análises e considerações que o gestor de frota deve realizar, preferencialmente com a ajuda de seu analista de frota. Qual sistema oferece qual funcionalidade e qual tem os melhores recursos para as necessidades atuais da frota?

Plataforma de fretes

Seja para calcular o frete ou até mesmo buscar prestadores de serviços, já há plataformas com essa funcionalidade no mercado que podem tornar o processo de precificação bem mais simples.

Aliás, muitos desses aplicativos também trazem um sistema de contratação de motoristas para realizar as suas viagens. Normalmente, são oferecidas alternativas conforme localização mais próxima da sua operação ou de um respectivo centro de distribuição, a fim de diminuir os custos do transporte.

Organizador e integrador de informações da rotina

O que é e como funciona isso? Para começar, é um meio de centralizar e controlar todas as informações da sua frota. Como podemos notar, a rotina envolve diversas tarefas e, muitas delas, envolvem um registro de informações, seja sobre veículos, pneus, movimentação de armazém, ou outros.

Uma empresa de transportes hoje pode contar com várias tecnologias na sua rotina, como o checklist eletrônico, o sistema de gestão de combustível e o software de gestão de pneus

Então, fica a questão: 

Como ver tudo isso, todos esses dados, sem precisar trocar de sistema em sistema e perder horas em cima disso?

Com a aplicação de APIs, que fazem a integração de todos os softwares utilizados na operação e organizam os diferentes dados em apenas um local automaticamente. – 

Em outras palavras, por meio de uma torre de controle logístico. Como o sistema da Infleet, que além disso, a tecnologia ainda gera  indicadores personalizados de acordo com sua operação.

Conheça mais desse sistema integrador e organizador de dados para a sua rotina de gestão de transporte de cargas.

Autor

Luiz Felipe

Sócio fundador e CTO na Prolog App

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O conteúdo que você já gosta e acompanha sobre o universo da gestão de frotas também está em vídeos publicados semanalmente e lives exclusivas com convidados.

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