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3 passos para integrar a manutenção da frota com as outras áreas de sua gestão

Entenda a importância de integrar a manutenção da frota e quais erros você deve evitar. Conheça os detalhes para otimizar a sua gestão.
Entenda como integrar a manutenção da frota com outros setores.

Ao integrar a manutenção da frota com outros setores, desbloqueamos um potencial enorme para otimizar operações, reduzir custos e melhorar a tomada de decisões.

Isso porque a manutenção não é apenas sobre inspeções veiculares e realização de reparos. Ela faz parte de um cenário maior, abrangendo indicadores de finanças da frota, produtividade e eficiência operacional.

Por isso, a integração da manutenção com outras áreas da gestão da frota é um movimento estratégico para transformar os resultados da sua operação, reduzir custos e melhorar a tomada de decisões.

Veja a seguir:

O que significa integrar a manutenção da frota?

Integrar a manutenção da frota significa unir os dados gerados nos processos e atividades de manutenção dos veículos com informações de outros setores, criando um sistema de gestão unificado e eficiente.

É uma abordagem que permite que os gestores de manutenção da frota tenham uma visão mais ampla e completa da operação, entendendo como as atividades de manutenção impactam e são influenciadas por outras áreas da frota.

Seja no planejamento financeiro, na logística ou no gerenciamento de recursos humanos, a integração ajuda a garantir que as decisões tomadas sejam baseadas em uma compreensão abrangente e atualizada de todos os aspectos da gestão de frotas.

Por que integrar a manutenção da frota?

A integração entre sistemas da frota funciona como um processo centralizador de dados, reunindo informações de todas as áreas da frota para facilitar a visualização e análise de dados.

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Integrar a manutenção com outros setores permite realizar análises específicas para identificar possíveis situações problemáticas — assim como as melhores soluções para cada caso.

Por exemplo, você pode analisar:

  • Custos de manutenção por motorista responsável, identificando padrões de uso que podem levar a desgastes prematuros ou problemas recorrentes.
  • Tempo de atividade e indisponibilidade por placa, o que ajuda a entender melhor a eficiência dos veículos e a programar manutenções preventivas de forma mais assertiva.
  • Padrões de falhas ou defeitos comuns, fazendo a ligação com variáveis como rotas, condições climáticas ou estilos de condução.
  • Consumo de combustível em relação a manutenções realizadas, permitindo avaliar o impacto de diferentes práticas de manutenção no desempenho do veículo.

Como integrar a manutenção da frota?

Utilizando APIs abertas

Isso pode ser realizado através de tecnologias e sistemas digitais que possuem a alternativa de integração. Geralmente, isso acontece por meio de APIs abertas, disponibilizadas pelos desenvolvedores de cada sistema.

A utilização dessas APIs na frota permite a comunicação e troca de dados entre diferentes plataformas, facilitando a consolidação das informações em um único local.

Para uma integração eficaz, é fundamental escolher soluções que sejam compatíveis e que possam ser facilmente conectadas às ferramentas já utilizadas pela empresa.

Capacitando as equipes da frota

É importante estabelecer protocolos de compartilhamento de dados e definir quais informações são relevantes para serem compartilhadas entre os departamentos.

Nesse momento, a capacitação da equipe garante que todos os envolvidos compreendam o sistema integrado e saibam como utilizá-lo eficientemente.

Criando dashboards personalizados

Uma abordagem comum para integrar a manutenção da frota envolve a criação de dashboards personalizados, que reúnem dados de manutenção, operações, logística e financeiro, oferecendo uma visão abrangente do desempenho da frota.

Isso simplifica a tomada de decisões baseadas em dados, além de ajudar a identificar tendências, prever necessidades de manutenção e otimizar recursos.

Erros para evitar ao integrar a manutenção da frota

1 – Falta de planejamento e objetivos

Um dos erros mais comuns é a falta de planejamento e definição clara de objetivos, o que pode levar a uma integração desorganizada e ineficiente. 

2 – Falha na comunicação

Outro erro é não envolver todas as partes no processo de integração, incluindo a equipe de manutenção, motoristas e gestores, o que pode resultar em uma falta de alinhamento e aceitação do novo sistema.

3 – Ignorar a qualidade dos dados

Ignorar a importância da qualidade dos dados é um erro crítico, pois dados imprecisos ou desatualizados podem levar a decisões equivocadas e afetar negativamente a operação da frota.

4 – Pecar na seleção das ferramentas

Além disso, a escolha de ferramentas incompatíveis ou excessivamente complexas pode criar mais problemas do que soluções, dificultando o acesso e a análise de dados.

Quais dados da manutenção integrar?

Dados essenciais incluem o histórico de manutenção de cada veículo, que fornece insights sobre a frequência de reparos e os tipos de problemas mais comuns.

Informações sobre o custo das manutenções, peças substituídas e tempo utilizado em cada reparo são igualmente importantes, pois ajudam a avaliar o impacto financeiro e operacional da manutenção.

Além disso, integrar a manutenção da frota com dados de telemetria, como o desempenho do veículo e padrões de uso, pode indicar quando um veículo está com sinais de necessidade de algum serviço de manutenção preventiva.

A integração de dados de fornecedores de peças também pode ajudar a gerenciar as relações com estes e garantir a conformidade com os termos de garantia.

Quais ferramentas utilizar para integrar a manutenção da frota?

Um sistema de gestão de manutenção é fundamental, pois, neles, você possui funcionalidades específicas para o setor de manutenção que ajudam a aprofundar o conhecimento da área.

Plataformas de análise de dados e Business Intelligence (BI) também podem ser importantes, pois são completas e preparadas para receber a integração de diferentes fontes de informação.

De maneira geral, para fazer a integração, você pode utilizar qualquer sistema que facilite a comunicação e o gerenciamento de dados entre diferentes plataformas.

Além dessas ferramentas, é possível criar uma central de controle logístico na sua operação.

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Autor

Luiz Felipe

Sócio fundador e CTO na Prolog App

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