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Produtividade e tecnologia: use software de gestão de frotas para otimizar operações de transporte

Hoje, vamos falar um pouco mais sobre como um software de gestão de frotas vai aumentar a produtividade da sua equipe na transportadora.
O que um software de gestão de frotas pode fazer por você?

Como a produtividade influência nas operações de transporte? Como um software de gestão de frotas vai ajudar você nessa questão?

São diversos os envolvidos nas atividades de uma gestão de frotas: gestores, equipes de manutenção, motoristas, corpo administrativo e, muitas vezes, envolvendo também parceiros terceirizados.

Diante disto, existe o desafio de otimizar tempo e recursos, garantindo que a frota mantenha-se eficiente e a equipe, produtiva. E qual será o papel de um software nesse cenário? Como ele pode ajudar a garantir a produtividade da equipe de gestão de frotas?

Visibilidade e centralização de informações

De pouco adiantam inúmeros formulários preenchidos, por mero cumprimento de processo, se o gestor não conseguir transformá-los em informação que o ajude a visualizar a situação da frota e dê suporte para a tomada de decisão.

No entanto, ainda é bastante comum encontrar o uso de papel em muitos procedimentos. Com o uso da tecnologia, as informações são atualizadas em tempo real e ficam centralizadas. Assim, os envolvidos nas atividades de gestão de frotas podem facilmente ter acesso e encontrar os dados que precisam.

Agilidade e mobilidade

Os processos manuais tendem a aumentar o tempo de realização das atividades, pois geralmente exigem que mais passos sejam executados para a conclusão de uma tarefa. Imagine, hipoteticamente, os seguintes cenários:

Checklist manual de veículos

  • Passo 1 (Motorista): Imprime ou solicita impressão do formulário;
  • Passo 2 (Motorista): Realiza a verificação dos itens e preenche o formulário;
  • Passo 3 (Motorista): Entrega o formulário preenchido para o setor responsável;
  • Passo 4 (Assistente Frota): Insere os dados do formulário em um sistema ou planilha / Arquiva o formulário;
  • Passo 5 (Gerente Frota): Verifica a planilha / Busca formulários no arquivo;
  • Passo 6 (Gerente Frota): Analisa necessidades de manutenção/serviços e faz requisições.

Checklist de veículos em um software de gestão de frotas

  • Passo 1 (Motorista): Realiza a verificação dos itens e preenche o formulário;
  • Passo 2 (Sistema): Verifica o preenchimento, analisa necessidades de manutenção/serviços e faz as requisições;
  • Passo 3 (Motorista): Entrega o formulário preenchido para o setor responsável;
  • Passo 4 (Assistente Frota): Insere os dados do formulário em um sistema ou planilha / Arquiva o formulário;
  • Passo 5 (Gerente Frota): Verifica a planilha / Busca formulários no arquivo;
  • Passo 6 (Gerente Frota): Analisa necessidades de manutenção/serviços e faz requisições.

Mesmo neste exemplo simples, é possível perceber a quantidade de atividades que seriam retiradas da equipe e ficariam a cargo da tecnologia usada pelo sistema de gestão de frotas. Dessa forma, o tempo e o esforço da equipe na atividade seria reduzido.

Além disso, muitas soluções contam ainda com aplicativos para dispositivos móveis. A mobilidade é capaz de trazer ainda mais agilidade para a equipe. Isto porque não é preciso um escritório, ou mesmo acesso a um computador para realizar as atividades. 

INFOGRÁFICO
6 Tecnologias para incluir no planejamento de gestão de sua frota

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No caso de colaboradores que estejam na frente operacional, por exemplo, o uso de tablets e smartphones para alguns procedimentos pode dar muito mais agilidade aos processos do dia a dia.

Qual a relação entre produtividade e padronização de processos?

Primeiramente, é necessário que a equipe tenha clareza das tarefas a serem realizadas e como elas devem ser desempenhadas.

Com o apoio de um sistema, esta padronização de processos torna-se muito mais simples e confiável, uma vez que a própria solução pode trazer os padrões de procedimento para o dia a dia, especificando normas e formas de relatar informações e realizar processos.

Por exemplo, em um formulário de checklist de vistoria de veículos, onde na pergunta “x”, se a resposta for “não”, o colaborador deve descrever uma justificativa, ou sinalizar algum detalhamento específico do problema.

Por mais que a forma de preenchimento já esteja definida e divulgada, se o questionário é respondido em formulários impressos em papel, muitas vezes acontecem casos de o colaborador não preencher corretamente, preencher de maneira diferente dos demais colaboradores, esquecer ou pular determinados campos.

Já em um software de gestão de frotas, essa mesma pergunta pode estar pré-configurada para que uma justificativa seja obrigatória para finalizar o checklist. Podendo, inclusive, trazer as opções de justificativa. Em situações como esta, a padronização agilizaria a realização da atividade e eliminaria retrabalhos.

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Autor

Luiz Felipe

Sócio fundador e CTO na Prolog App

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